شروع همکاری با HRBOX یک مسیر شفاف، مرحلهبهمرحله و برنامهریزیشده است که از جلسه معرفی و تحلیل نیاز آغاز میشود و تا استقرار کامل، آموزش عملیاتی و پشتیبانی مستمر ادامه پیدا میکند. در این مسیر، تمامی جزئیات حقوقی، فنی و اجرایی بهصورت دقیق مشخص میشود تا سازمان با اطمینان، آمادگی کامل و بدون ابهام وارد فاز بهرهبرداری شود. هدف ما این است که فرآیند خرید و راهاندازی نرمافزار نهتنها ساده و قابل پیشبینی باشد، بلکه تجربهای مطمئن و حرفهای برای تیم منابع انسانی و مدیران سازمان ایجاد کند.
ترتیب مراحل خرید نرم افزار
فرآیند خرید نرمافزار HRBOX بهصورت ساختارمند و مرحلهای انجام میشود تا مشتری با اطمینان کامل وارد مرحله استفاده عملیاتی شود:
1- دموی نرمافزار
در این مرحله، قابلیتها و ماژولهای HRBOX متناسب با نیاز سازمان به مشتری معرفی میشود.
2- عقد قرارداد / توافق حقوقی
برای نسخه لوکال (On-Premise)، قرارداد رسمی همکاری میان HRBOX و مشتری منعقد میشود.
برای نسخه تحت وب (Cloud)، توافقنامه محرمانگی اطلاعات (NDA) جهت حفظ امنیت و محرمانگی دادهها امضا میگردد.
3- جلسه پروتکلخوانی
پس از تصمیم به خرید، جزئیات اجرایی، تعهدات طرفین، فرآیند استقرار و الزامات فنی در یک جلسه آنلاین شفافسازی میشود.
4- تکمیل فرم موفقیت مشتری
فرم موفقیت مشتری در اختیار سازمان قرار میگیرد تا اطلاعات موردنیاز برای راهاندازی نرمافزار تکمیل و ارسال شود.
5- شروع فرآیند استقرار
پس از دریافت فرم، فرآیند نصب، پیکربندی و ورود اطلاعات نرمافزار آغاز میشود.
6- بررسی موفقیت مشتری
پس از اتمام استقرار، واحد موفقیت مشتری روند استفاده اولیه را بررسی و ارزیابی میکند.
7- تحویل به واحد پشتیبانی
پس از تأیید نهایی، مشتری بهصورت رسمی به واحد پشتیبانی منتقل میشود تا در مرحله بهرهبرداری، همراهی مستمر دریافت کند.
اطلاعات موردنیاز برای شروع
برای آغاز فرآیند استقرار و راهاندازی نرمافزار، اطلاعات زیر از مشتری دریافت میشود:
- اطلاعات کلی سازمان (ساختار، واحدها، تعداد کارکنان)
- فرآیندهای منابع انسانی مورد استفاده سازمان
- نیازمندیها و انتظارات خاص سازمان از نرمافزار
- اطلاعات فنی موردنیاز (در صورت انتخاب نسخه لوکال)
تفاوت نسخه ابری (Cloud) و نسخه لوکال (On-Premise)
نرمافزار HRBOX در دو مدل ارائه میشود: نسخه ابری (Cloud) و نسخه لوکال (On-Premise). هر یک از این نسخهها از نظر زیرساخت، نحوه دسترسی، مسئولیت نگهداری و فرآیند راهاندازی تفاوتهایی دارند که متناسب با نیاز و سیاستهای فناوری اطلاعات هر سازمان قابل انتخاب هستند.
نسخه ابری (Cloud)
نسخه Cloud بهصورت کاملاً تحت وب و بر بستر زیرساخت ابری ارائه میشود. در این مدل، نیازی به نصب نرمافزار بر روی سیستمهای کاربران یا راهاندازی سرور داخلی وجود ندارد و دسترسی به سامانه از طریق اینترنت انجام میشود.
نحوه نصب و دسترسی
در نسخه Cloud هیچگونه نصب نرمافزاری روی سیستم کاربران انجام نمیشود. پس از تعریف دسترسی اولیه برای هر کارمند، نام کاربری و رمز عبور از طریق پیامک ارسال میگردد. کاربران میتوانند با این اطلاعات وارد سامانه شده و در صورت تمایل رمز عبور خود را تغییر دهند.
پیشنیازهای استفاده
تنها پیشنیاز استفاده از نسخه ابری، دسترسی به اینترنت پایدار و استفاده از یک مرورگر بهروز است. این نسخه محدودیتی از نظر تعداد کاربران یا محل دسترسی ندارد و امکان استفاده در هر زمان و از هر مکان فراهم است.
زمان فعالسازی
پس از تکمیل فرآیند استقرار و ورود اطلاعات، سامانه بلافاصله قابل استفاده خواهد بود و نیاز به اقدامات زیرساختی اضافی از سوی سازمان وجود ندارد.نسخه Cloud برای سازمانهایی مناسب است که به دنبال راهاندازی سریع، دسترسی ساده و کاهش هزینههای مربوط به زیرساخت و نگهداری سرور هستند.
نسخه لوکال (On-Premise)
در نسخه لوکال، نرمافزار HRBOX بر روی سرور یا زیرساخت سختافزاری اختصاصی سازمان نصب و اجرا میشود و کلیه دادهها در محیط داخلی سازمان ذخیره میگردد. این نسخه برای سازمانهایی مناسب است که سیاست نگهداری داده در داخل مجموعه را دنبال میکنند.
پیشنیازهای فنی
برای نصب و راهاندازی نسخه لوکال، فراهم بودن الزامات فنی زیر ضروری است:
سختافزار سرور:
- CPU حداقل 8 Core
- RAM حداقل 16GB
- فضای ذخیرهسازی حداقل 200GB (SSD)
سیستمعامل:
- Windows Server 2022
نرمافزارها و زیرساختها:
- .NET Framework 4.8 (Runtime)
- ASP.NET Core 2019
- SQL Server
- IIS
- ماشین مجازی (VM) جدید
- ویندوز خام
- VPN جهت اتصال به سرور
- امکان نصب فایلها
شبکه و ارتباطات:
IPهای موردنیاز جهت اتصال به سرویس امضای دیجیتال، ویدیوهای آموزشی سامانه و ارسال پیامک توسط HRBOX اعلام میشود.
در صورت فراهم نبودن پیشنیازهای فنی فوق، امکان نصب و راهاندازی نسخه لوکال وجود نخواهد داشت.
نصب و راهاندازی
فرآیند نصب و راهاندازی نسخه لوکال توسط کارشناسان فنی HRBOX انجام میشود. پیش از آغاز پروژه، تاریخ و بازه زمانی مشخصی برای اجرای نصب تعیین میگردد. فرآیند استقرار شامل نصب، ورود اطلاعات و برگزاری جلسات آموزش عملیاتی بوده و بهطور میانگین حدود یک ماه و نیم زمان نیاز دارد.
نگهداری و بهروزرسانی
در نسخه لوکال، نرمافزار بر روی سرور داخلی یا تجهیزات سختافزاری سازمان نصب میشود و تمامی اطلاعات در محیط اختصاصی سازمان ذخیره میگردد. مسئولیت نگهداری، پشتیبانگیری و امنیت دادهها بر عهده سازمان است و دسترسی کاربران معمولاً از طریق شبکه داخلی انجام میشود.
با این حال، بهروزرسانیها و آپدیتهای نرمافزار توسط واحد پشتیبانی HRBOX ارائه و اجرا میشود.
جمع بندی
انتخاب میان نسخه Cloud و نسخه لوکال وابسته به سیاستهای امنیت اطلاعات، زیرساخت فناوری، بودجه و استراتژی IT سازمان است. هر دو نسخه از نظر قابلیتهای نرمافزاری یکسان بوده و تفاوت اصلی آنها در مدل استقرار و مدیریت زیرساخت است.
تفاوت فرآیند خرید و استقرار نسخه تحت وب با نسخه لوکال
فرآیند کلی خرید در هر دو نسخه مشابه است، اما تفاوتهایی وجود دارد:
در نسخه ابری (Cloud)، تمرکز بر آمادهسازی اطلاعات سازمان و دسترسی کاربران است و نیازی به بررسی زیرساخت فنی مشتری وجود ندارد، همچنین به صورت اشتراکی در اختیار سازمان ها قرار میگیرد و قیمت مناسب تری دارد.
در نسخه لوکال (On-Premise)، علاوه بر مراحل فوق، بررسی و تأیید زیرساخت فنی، سرور و الزامات شبکه سازمان مشتری نیز انجام میشود و فرآیند نصب بر روی سرور داخلی انجام میگیرد.
مدل هزینه و نحوه پرداخت در نسخه Cloud و لوکال
یکی از تفاوتهای مهم میان نسخه ابری (Cloud) و نسخه لوکال (On-Premise)، مدل پرداخت و ساختار هزینه آنهاست.
در نسخه Cloud، هزینه نرمافزار بهصورت اشتراکی محاسبه میشود. سازمانها مبلغ استفاده از سامانه را بهصورت سالیانه پرداخت میکنند و بدون نیاز به سرمایهگذاری سنگین اولیه، به تمامی قابلیتهای فعالشده دسترسی خواهند داشت. این مدل برای سازمانهایی مناسب است که به دنبال مدیریت نقدینگی، کاهش هزینههای زیرساختی و انعطافپذیری بیشتر هستند.
در مقابل، در نسخه لوکال (On-Premise)، خرید نرمافزار بهصورت اختصاصی انجام میشود. سازمان هزینه لایسنس نرمافزار را بهصورت کامل پرداخت میکند و سامانه بر روی زیرساخت داخلی خود مجموعه نصب میشود. این مدل معمولاً برای سازمانهایی مناسب است که ترجیح میدهند مالکیت کامل نرمافزار را در اختیار داشته باشند و کنترل مستقیم بر زیرساخت و دادههای خود اعمال کنند.
سازگاری کامل با انواع مرورگرها و سیستم عامل ها
سامانه HRBOX تحت وب طراحی شده و با مرورگرهای بهروز زیر سازگاری کامل دارد:
- Google Chrome
- Microsoft Edge
- Mozilla Firefox
این سامانه از طریق مرورگر قابل استفاده بوده و وابسته به سیستمعامل خاصی نیست؛ کاربران میتوانند با سیستمعاملهای Windows، macOS و Linux به نرمافزار دسترسی داشته باشند.
فرآیند راهاندازی اولیه (Onboarding)
پس از نهایی شدن خرید نرمافزار HRBOX، فرآیند راهاندازی بهصورت ساختارمند آغاز میشود. در اولین گام، فرمی تحت عنوان «فرم موفقیت مشتری» در اختیار سازمان قرار میگیرد. این فرم با هدف جمعآوری اطلاعات ساختاری، عملیاتی و فنی سازمان طراحی شده است تا مبنای دقیق پیکربندی سامانه قرار گیرد. سازمان میتواند اطلاعات موردنیاز را در قالب فایلهای مختلف مانند Excel، Word و سایر فرمتهای اعلامشده برای تیم HRBOX ارسال کند.
پس از دریافت و بررسی فرم موفقیت مشتری، فرآیند نصب نرمافزار و ورود اطلاعات آغاز میشود. این مرحله مطابق با برنامه زمانبندی توافقشده و با هماهنگی تیم پروژه اجرا میگردد تا استقرار سامانه متناسب با نیازهای سازمان انجام شود.
آموزش عملیاتی سامانه
پس از تکمیل ورود اطلاعات، آموزش عملیاتی نرمافزار برگزار میشود. این آموزش شامل:
- سه جلسه آموزش کاربردی
- یک جلسه بررسی نهایی و تحویل رسمی سامانه
در پایان این مرحله، نرمافزار بهصورت کامل در اختیار سازمان قرار میگیرد و آماده بهرهبرداری عملیاتی خواهد بود.
ماهیت فرآیند راهاندازی
فرآیند راهاندازی نرمافزار HRBOX بهصورت ترکیبی انجام میشود. بخشی از مراحل بهصورت سیستمی و بخشی دیگر با همراهی و پشتیبانی کارشناسان HRBOX پیش میرود تا استقرار سامانه دقیق، کنترلشده و متناسب با ساختار سازمان انجام شود.بهطور میانگین، سازمانها پس از حدود یک ماه و نیم از آغاز فرآیند راهاندازی به مرحله استفاده عملیاتی و واقعی از سامانه HRBOX میرسند.
مهاجرت و انتقال دادهها
امکان انتقال دادههای قبلی سازمان از فایلهای اکسل یا نرمافزارهای پیشین به سامانه HRBOX وجود دارد، مشروط بر آنکه ساختار دادهها با استانداردهای سامانه قابل تطبیق باشد.فرمت اصلی مورد پشتیبانی برای مهاجرت دادهها Excel است. در صورت وجود اطلاعات در سایر فرمتها یا نرمافزارها، امکان بررسی کارشناسی توسط تیم HRBOX فراهم است.
فرآیند مهاجرت دادهها بهصورت مشترک توسط سازمان و کارشناسان فنی HRBOX انجام میشود. آمادهسازی، تکمیل و اطمینان از صحت دادهها بر عهده سازمان بوده و بررسی، تطبیق و بارگذاری اطلاعات در سامانه توسط تیم HRBOX صورت میگیرد.دادههای ارسالی باید کامل، ساختارمند و بدون مغایرت باشند و مطابق قالبها و الگوهای اعلامشده تهیه شوند. در صورت وجود دادههای ناقص، ناسازگار یا خارج از چارچوب استاندارد، فرآیند مهاجرت ممکن است نیازمند اصلاح و هماهنگی بیشتر با سازمان باشد.
ماژولها و انتخاب قابلیتها
سامانه HRBOX بهگونهای طراحی شده است که امکان فعالسازی مرحلهای ماژولها را متناسب با سطح آمادگی سازمان فراهم میکند. در ابتدای راهاندازی، تمامی ماژولهای سامانه — بهجز ماژول مدیریت عملکرد — برای سازمان فعال میشوند تا فرآیندهای اصلی منابع انسانی در بستر نرمافزار تثبیت گردد.
پیادهسازی ماژول مدیریت عملکرد پس از حداقل سه ماه بهرهبرداری عملیاتی از سامانه انجام میشود. دلیل این رویکرد، ماهیت تخصصی و تحلیلی فرآیند ارزیابی عملکرد است. اجرای مؤثر این ماژول نیازمند موارد زیر است:
- طراحی دقیق و ساختارمند فرآیندهای ارزیابی
- آمادهسازی و تثبیت دادههای سازمانی
- شکلگیری یک پایگاه اطلاعاتی قابل اتکا
- همراهی و هدایت مشاوران حرفهای
تا زمانی که سامانه در سازمان به یک ثبات عملیاتی و اطلاعاتی نرسد، اجرای مدیریت عملکرد نمیتواند اثربخشی مطلوبی داشته باشد. به همین دلیل، این ماژول در مرحلهای پس از تثبیت فرآیندهای پایه فعال میشود.
رویکرد پیشنهادی برای شروع
توصیه تیم پشتیبانی HRBOX این است که سازمانها در گام نخست، تمرکز خود را بر تثبیت ماژولهای پایه و عملیاتی قرار دهند. پس از رسیدن به بلوغ اولیه در استفاده از سامانه و یکپارچه شدن دادهها، میتوان بهصورت تدریجی سراغ ماژولهای تحلیلی و پیشرفتهتر رفت.
ماژولهای پیشنهادی برای شروع بهرهبرداری
برای آغاز مؤثر استفاده از سامانه HRBOX، فعالسازی ماژولهای زیر پیشنهاد میشود:
- مدیریت اطلاعات پرسنلی و پرونده کارکنان
- تعریف ساختار چارت سازمانی و واحدها
- مدیریت حضور و غیاب
- احکام، قراردادها و فرآیندهای اصلی منابع انسانی
این ماژولها ستون فقرات سامانه را شکل میدهند و بستر لازم برای توسعه تدریجی سایر قابلیتهای پیشرفته را فراهم میکنند. با تثبیت این بخشها، سازمان میتواند در مراحل بعدی با آمادگی کامل به سمت استفاده از ابزارهای تحلیلی و مدیریتی پیشرفتهتر حرکت کند.
سطح دسترسی کاربران چگونه است ؟
در سامانه HRBOX، سطح دسترسی کاربران بهصورت نقشمحور تعریف میشود و هر کاربر تنها به بخشهایی از سیستم دسترسی دارد که متناسب با جایگاه سازمانی او تعیین شده است. نقشها میتوانند شامل مدیر سیستم، منابع انسانی، مدیران واحدها و کارکنان باشند و تمامی دسترسیها بهصورت قابل تنظیم و کنترلشده توسط مدیر سیستم یا مسئول پروژه تعریف میگردد.
خدمات پس از فروش
پس از تکمیل فرآیند استقرار و تحویل رسمی سامانه، سازمان وارد مرحله بهرهبرداری عملیاتی میشود. در این مرحله، تیم پشتیبانی HRBOX بهصورت مستمر در کنار مشتری حضور دارد تا اطمینان حاصل شود استفاده از نرمافزار بدون وقفه و با حداکثر کارایی ادامه پیدا میکند.
کانالهای ارتباط با پشتیبانی
پشتیبانی سامانه HRBOX از طریق کانالهای متنوع و در دسترس ارائه میشود تا سازمانها بتوانند در سریعترین زمان ممکن با تیم پشتیبانی ارتباط برقرار کنند. این کانالها شامل موارد زیر است:
- سیستم تیکتینگ داخلی سامانه
- فرم پشتیبانی
- تماس تلفنی
- واتساپ
- ایمیل
این تنوع در مسیرهای ارتباطی باعث میشود مشتری متناسب با نوع درخواست و سطح فوریت، مناسبترین روش ارتباط را انتخاب کند.
سطح پاسخگویی (SLA)
سطح پاسخگویی در HRBOX بر اساس نوع درخواست، میزان فوریت و سطح خدمات تعریف میشود. تمامی درخواستها پس از ثبت از طریق هر یک از کانالهای ارتباطی، در کوتاهترین زمان ممکن بررسی شده و اقدامات لازم توسط تیم پشتیبانی انجام میگیرد.
جزئیات مربوط به زمانبندی پاسخگویی، تعهدات پشتیبانی و دامنه خدمات، متناسب با نوع قرارداد مشتری تعیین شده و بهصورت شفاف در قرارداد پشتیبانی درج میشود. این ساختار باعث میشود فرآیند رسیدگی به درخواستها قابل پیشبینی، منظم و متعهدانه انجام شود.
سوالات متداول
۱. آیا برای استفاده از HRBOX نیاز به نصب نرمافزار داریم؟
در نسخه Cloud نیازی به نصب وجود ندارد و کاربران از طریق مرورگر و اینترنت وارد سامانه میشوند. در نسخه لوکال، نرمافزار بر روی سرور داخلی سازمان نصب و از طریق شبکه داخلی قابل استفاده خواهد بود.
۲. تفاوت نسخه Cloud و نسخه لوکال چیست؟
در نسخه Cloud، نرمافزار بر بستر اینترنت ارائه میشود و نیازی به زیرساخت داخلی سازمان ندارد. در نسخه لوکال، سامانه بر روی سرور اختصاصی سازمان نصب شده و دادهها در محیط داخلی نگهداری میشود. از نظر امکانات، هر دو نسخه یکسان هستند و تفاوت آنها در مدل استقرار و مدیریت زیرساخت است.
۳. فرآیند راهاندازی HRBOX چقدر زمان میبرد؟
بهطور میانگین، فرآیند استقرار و رسیدن به استفاده عملیاتی از سامانه حدود یک ماه و نیم زمان نیاز دارد. این بازه شامل نصب، ورود اطلاعات، پیکربندی و آموزش عملیاتی است.
۴. آیا امکان انتقال اطلاعات قبلی سازمان وجود دارد؟
بله. اطلاعات قبلی، بهویژه در قالب فایلهای Excel، قابل انتقال به سامانه HRBOX هستند؛ مشروط بر اینکه مطابق قالبها و استانداردهای اعلامشده آمادهسازی شده باشند.
۵. سطح دسترسی کاربران چگونه تعریف میشود؟
سطوح دسترسی بهصورت نقشمحور تعریف میشود. هر کاربر تنها به بخشهایی از سامانه دسترسی دارد که متناسب با نقش و جایگاه سازمانی او تعیین شده است.
۶. آیا نرمافزار با فرآیندهای سازمانهای مختلف سازگار است؟
HRBOX بهگونهای طراحی شده که با ساختارها و فرآیندهای متنوع سازمانی قابل تطبیق و پیکربندی باشد و امکان تنظیم متناسب با نیاز هر مجموعه را فراهم میکند.
۷. آموزش نرمافزار به چه صورت انجام میشود؟
پس از تکمیل ورود اطلاعات، سه جلسه آموزش عملیاتی برگزار میشود و در ادامه یک جلسه بررسی نهایی و تحویل رسمی سامانه انجام میگیرد.
۸. آیا امکان فعالسازی ماژولها در آینده وجود دارد؟
بله. ماژولها بهصورت مرحلهای قابل فعالسازی هستند. ماژول مدیریت عملکرد پس از حداقل سه ماه بهرهبرداری عملیاتی فعال میشود تا بستر اطلاعاتی سازمان تثبیت شده باشد.
۹. در صورت بروز مشکل چگونه میتوان با پشتیبانی ارتباط برقرار کرد؟
پشتیبانی HRBOX از طریق سیستم تیکتینگ (مسیر: میزکار / تیکت)، تماس تلفنی با شماره 90002018 داخلی 112 و 107، و واتساپ به شماره 02176903048 در دسترس است.
۱۰. امنیت اطلاعات در HRBOX چگونه مدیریت میشود؟
در نسخه Cloud، دادهها بر روی زیرساختهای ابری امن نگهداری میشوند و دسترسیها تحت سیاستهای کنترلی دقیق مدیریت میشود. در نسخه لوکال، مسئولیت نگهداری و امنیت دادهها بر عهده سازمان است و بهروزرسانیهای نرمافزار توسط تیم HRBOX انجام میشود.
ارسال نظر
مشاهده نظرات